Mi sistema de productividad personal II

Voy a ahorrarte la intro porque probablemente estés aquí porque has leído Mi sistema de productividad personal I.

Si no es así, primero lee este, y te dejo el enlace al final.

No te lo puedes perder porque en la parte I te explico las 5 reglas y las 2 tácticas que uso para organizar mi tiempo para hacer todo lo que hago.

Pero primero tienes este.

Empiezo:

Cómo gestionar el correo electrónico de una forma decente

Vivo con la bandeja de entrada vacía y tengo unas cinco direcciones de correo diferentes.

¿¡Cómo?!

No es broma, habitualmente tiene esta pinta:

¡Yupi!

¿Y cómo consigo tener una bandeja de entrada vacía?

Primero, trabajando con Gmail.

Si no trabajas con Gmail, puedes pasar al siguiente apartado directamente, porque no te puedo ayudar.

O lo mismo te cambias a Gmail, quién sabe.

Así que, en Gmail. Lo primero, unas reglas claras.

1. No tengo el correo siempre abierto. Lo abro varias veces al día, lo gestiono y no vuelvo a mirar para ello.

Esto tiene mucho que ver con la regla aquella que habla de no dejar que otros dicten tu agenda… ni dictar tú la de otros.

Si te envían un correo y respondes en el momento, estás respondiendo en el tiempo “dedicado al correo” de la persona que te lo manda.

Y no, deberías dedicarlo en el tuyo.

De la misma manera, no te pongas nervioso si no te contestan al momento. Si es urgente, urgente de verdad, llama.

O como dice mi padre, “si es de ley… volverá a llamar”.

Y si no, espera. Si nosotros no tenemos que responder inmediatamente, lo justo es que esperemos lo mismo de los demás.

No te muerdas las uñas. Seguro que puedes encontrar qué hacer… ¿verdad?

Regla número 2. Las distintas direcciones que gestiono tienen la misma bandeja de entrada.

Cada dirección tiene un color asignado, lo que me ayuda a descubrir de qué tema estamos hablando… y la urgencia de cada correo.

Si no es urgente, se pospone hasta el día de la semana pertinente.

Ese día en el que he asignado que me voy a encargar de esas tareas. Y a la hora más adecuada. Pero te hablo más del “posponer” un poquito más abajo.

3. Las direcciones que más correos me envían, tienen sus filtros personalizados.

Atento, porque esto te va a cambiar la vida. Pero no te recomiendo que lo hagas con mi newsletter. Luego te cuento por qué 😉

¿Quieres saber cómo consigo ahorrar en mi economía personal sin dejar de estar al tanto de toooooodas las newsletters de las tiendas de moda?

Tienen un filtro propio.

¿Un filtro? ¿Eso qué es?

Verás, cada correo que recibo de Zara o similar sigue la misma regla.

Primero, se marca automáticamente como leído. Esto significa que ya no va a aparecer en mi bandeja de recibidos.

Ergo, menos ruido mental. Un email menos que me interrumpa.

Y después, se etiqueta con un color y un nombre: “5. Compras personales”.

Así si un día necesito una prenda de ropa concreta abro las últimas newsletters de la etiqueta “5. Compras personales”, que es donde suelen estar los descuentos, y abro el correíto de Zara de turno que no me ha estorbado en la bandeja de entrada…

… y no se ha convertido en una forma carísima de procrastinar, tampoco.

Carísima, porque no es el dinero que te gastas cuando procrastinas. Es el que dejas de ganar.

Así que toma nota para tus newsletters de moda, y dale una vuelta a los filtros que quieras poner.

Las sugerencias de Amazon también encajan bien aquí.

¿Quieres saber cómo se hace? Toma mini-tutorial:

Poner un filtro en Gmail

Para establecer un filtro asociado a una dirección de correo, escríbela en la caja de arriba del todo.

Dale al triángulo invertido que aparece a la derecha de la X grande, y haz clic en crear filtro (a la izquierda del botón azul donde pone “buscar”)

Establece las reglas que consideres adecuadas… y ya está.

Yo tengo filtros para mis newsletters y mis patronazgos según su temática.

En concreto, tengo un filtro establecido para todas las direcciones que me envían contenido de desarrollo personal y filosofía, y otro para marketing, con sus etiquetas y colores respectivos.

Cada vez que me apetece leer sobre ello, en lugar de recibir continuamente correos en mi bandeja, voy a esa etiqueta.

Riesgo: que me borren de la newsletter por no ser un usuario activo, es decir, por no interactuar lo suficiente con sus correos.

En los casos de las newsletters promocionales de compras no me preocupa, porque las empresas de moda no van eliminando correos con facilidad (precisamente).

Y en las newsletters de otras temáticas tampoco me molesta, porque las consulto con frecuencia y aunque no vea un par de emails un día, al final sí los acabo abriendo.

Por cierto, te decía que no lo hagas conmigo, porque como soy pobre y no tengo recursos ilimitados, utilizo un gestor de envío de newsletter que me cobra por cada contacto que tengo en la lista.

Y como yo quiero contactos que interactúen, tener contactos que no lo hacen solo me encarece el precio.

Solución: los usuarios inactivos de mi newsletter se borran periódicamente y de forma automática.

Además, así no te molesto. Todos salimos ganando ¿no?

Regla 4. Utilizo plantillas.

Pero no con el gestor de plantillas de Gmail, que existe, sino con Beeftext.

Es un programita que te permite establecer comandos de texto para escribir texto muy largo todas las veces que quieras, con solo escribir el comando.

Es decir, en lugar de escribir un texto muy largo, escribes una palabra mágica que has establecido previamente, y te sale.

Yo suelo empezarlas con un punto y coma para evitar que se active en cualquier momento.

Me explico.

Es útil para programadores y diseñadores, como por ejemplo los que necesitan escribir un “lorem ipsum”.

En mi caso, si tengo el programa abierto y en cualquier sitio de mi ordenador tecleo ; lorem (sin el espacio en medio), lo que sale es esto:

«Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat.,

Si no te suena nada esto del lorem ipsum, te pongo otro ejemplo.

Imagina que cuando envías por email una oferta de prestación de servicios a un nuevo cliente siempre escribes el mismo texto, donde comentas por encima los servicios sobre los que va el pdf.

Puedes tener un Word o un .txt con el texto y copiar y pegar continuamente perdiendo el tiempo buscando el archivo, o una plantilla de Gmail.

O puedes poner ;oferta y que se escriba el texto automáticamente.

Otro ejemplo: imagina que utilizas mucho ciertas direcciones web, que no paras de explicarle a gente cosas que escribiste en tu blog y que siempre acabas mandando los mismos enlaces.

Pues si tienes un comando, tipo ;redessociales, se escribirá automáticamente la dirección de tu artículo sobre redes sociales y no tendrás que estar buscándola todo el rato.

Creo que te haces a la idea de la de tiempo que te ahorras con Beeftext.

Para mí es una pasada.

Regla 5. Posponer, programar, posponer.

El día que Gmail configuró la funcionalidad de posponer fue un día feliz.

¿Sabías que puedes hacer que un correo sin leer (o leído) desaparezca de tu bandeja de entrada y reaparezca mágicamente el día que tú quieras?

No sé, imagina que te mandan unas notas para una reunión de viernes que tú vas a preparar el jueves anterior.

Pero hoy es miércoles. Y el correíto te estorba hasta mañana.

Pues puedes tener el correo como “no leído” hasta el jueves, para que no se te olvide… o puedes posponerlo.

¿Pasas olímpicamente de las alarmas de tu calendario?

No permites que se te olvide otra vez tu aniversario: programa un correo para ti mismo un par de semanas antes.

Y si cuando lo recibes estás ocupado, posponlo un par de días.

No llegues al aniversario sin regalo. Si tenéis esa tradición, está feo.

Bueno, finiquitamos el correo.

¿Cómo vas? Espero que bien.

Sigo:

Cómo evito el 99% de las distracciones de mi smartphone

No nos olvidemos de que me dedico a la comunicación y el marketing digital.

Y el móvil no me absorbe.

¿Cómo lo consigo?

Pues con otras cinco cosas.

Primero: mi teléfono solamente suena o vibra cuando me llaman.

Y de hecho, habitualmente eso también está en silencio.

Por la noche solamente puedo recibir llamadas de mis contactos de urgencia, y quito datos y wifi.

Segundo: no tengo notificaciones en ninguna app. De ningún tipo.

No tengo sonidito del whatsapp por la primera norma, pero es que ni vibra, ni tengo burbujitas, ni mensaje en la bandeja de notificaciones arriba del todo.

No quiero que nada me interrumpa, así que no lo permito.

Si quiero ver qué pasa en una app, entro. Y filtro.

Sencillo y efectivo.

Tercera: diseño dónde coloco mis apps.

Las apps más adictivas, es decir, las redes sociales, aunque son parte de mi trabajo, son más difíciles de acceder en mi teléfono.

Yo lo he dispuesto así.

En lugar de estar en la pantalla principal del teléfono, están en un espacio oculto que requiere que deslice varias veces el dedo por la pantalla para tener acceso.

Así consigo ampliar el tiempo que pasa desde que desbloqueo el teléfono hasta que acabo en una red social, sin darme cuenta.

Rompo el ciclo de dopamina que genera el efecto “likes” en mi cerebro, y voy paulatinamente rompiendo mi hábito de consultar Instagram, no sé, cuando debería mirar el correo, por ejemplo.

Corolario de la tercera: no tengo problema en desinstalar apps.

Sé que aquí me estoy cargando la biblia del Community Manager, de cualquiera que gestione redes sociales de forma profesional.

Pero si una distracción se convierte en un problema, entonces es mejor utilizar las versiones de escritorio de las redes sociales.

Sobre todo si te sabes un truco para ver la versión móvil de Instagram… en el ordenador. Con mensajes privados y todo, sí.

(Si lo quieres saber, me dices)

Cuarto: whatsapp es solo personal.

Si recibo contactos profesionales por whatsapp los derivo al correo electrónico el 99% de las veces.

Por supuesto, tengo muchas de las conversaciones silenciadas, y los chats más frecuentes o importantes los mantengo fijos arriba del todo (donde la chincheta si seleccionas un chat).

Así me centro en lo importante cuando lo uso: lo personal.

Ah, y no uso Facebook Messenger. Ni miro mis privados personales de Facebook jamás. Si me buscas, no voy a estar ahí.

Cinco: bonus de experimento.

Como decía en la parte I sobre mi sistema de productividad personal, desde hace unos días tengo la pantalla del móvil en blanco y negro, con subtono amarillo.

Normalmente los smartphones y tablets emiten una luz azul que interfiere con nuestros ritmos circadianos.

Y ver las cosas en blanco y negro también hace que pierdan mucho interés.

Pero es que cuando activo el “modo lectura” de mi móvil (así se llama), lo noto hasta en los ojos.

Según pulso el ajuste, mis ojos descansan.

Y de verdad que paso mucho menos tiempo en redes.

Y como es menos atractivo, de nuevo el ciclo de dopamina se rompe con más facilidad.

¿Qué te parece?

Si no haces ninguna de esas cosas probablemente la más pequeña te parezca un mundo.

Pero desde que las aplico, vivo mucho mejor. Créeme.

Puedes probar.

Herramientas útiles para tu sistema de productividad personal:

En mi día a día combino el papel y el entorno digital, tanto en móvil como en ordenador.

Porque tengo muy clara una cosa: mi teléfono es una herramienta de trabajo.

Y trabajo casi todo el rato.

Tener todo al alcance de mi móvil me da flexibilidad para apuntar ideas que se me ocurren al aplicar lo que oigo en charlas y conferencias, por ejemplo.

También me permite apuntarlo en el lugar debido cuando me encuentro algo susceptible de convertirse en contenido de esta web o de mis redes sociales.

De hecho, acceder a mi calendario editorial desde el móvil es directamente una bendición. Dios bendiga Google Sheets.

Pero también uso papel. Y en papel, lo siguiente:

Tengo un bullet journal (si no sabes qué es te dejo un vídeo más abajo) donde tengo una visión clara de mis tareas semanales. Puedo vivir sin él, pero me ayuda a no perder el foco y designar un momento para cada cosa. Lo combino con mi calendario, que tiene asignado los bloques de tiempo para cada proyecto desde el domingo anterior.
Tengo una libreta finita hecha por mí donde apunto ideas y tareas aleatorias para mis clientes.
Y tengo otra libreta finita que está destinada exclusivamente a esta página y mi estrategia de negocio.

Algunas de esas cosas están duplicadas además en la app Trello.

En ella tengo mis “proyectos”. Es decir, ahí guardo un registro de mis cursos o formaciones pendientes, por hacer, y hechos, por ejemplo.

Guardo también un registro (o tablón) para cada cliente, y utilizo uno que me sirve de plantilla cada vez que tengo un cliente nuevo donde tengo diseñado qué necesito saber para empezar.

Eso mejora mucho mi flujo de trabajo.

Guardo otro tablón para mi entrenamiento.

Entreno hipertrofia en el gimnasio 4 o 5 veces por semana, y cada mesociclo (digamos… periodo de entrenamiento) tiene sus ejercicios de cada día, así que lo tengo siempre al alcance de un clic.

Tengo otro tablón para noemicarro. es. Y más.

Como se sincroniza con el móvil, en cualquier momento puedo capturar una idea con la seguridad de que irá a parar al sitio de mi sistema de productividad donde será útil, donde la podré encontrar fácilmente.

En digital también utilizo MindMeister (app y web) para planear las campañas de publicidad en Facebook Ads y Google Ads.

Y tengo varias apps de diseño que utilizo para generar contenido para mis redes sociales y las de mis clientes. Canva, por citar una muy conocida y que es la que más uso, con Snapseed.

Metricool y Analytics tampoco pueden faltar, me permiten conocer estadísticas de los perfiles de las redes sociales y del comportamiento de los usuarios web, respectivamente.

Y eso es todo, poco más… O nada menos.