fbpx

Todos los secretos sobre mi gestión de proyectos

Hace unos días te hablaba de mi sistema de productividad personal, pero no te hablé de lo que realmente marca la diferencia en la gestión de mis proyectos.

No son técnicas y reglas solamente, sino una serie de ideas que al final han dado forma a un marco del que no salgo, porque es genial en sí mismo.

Me permiten evaluar mi desempeño y no perder la cabeza: tengo una forma de trabajar que trabaja para mí, y no yo para ella.

Sigo perfeccionándolo, pero creo que después de unos meses instaurado, ya ha pasado suficientes pruebas de fuego.

Así que hoy te voy a contar todo, sin secretos. Y honestamente, creo que vale su peso en oro, porque a mí me ha cambiado la vida.

De hecho no descarto que este artículo sea la base de producto distinto que empiece a vender dentro de poco.

Voy:

 

Momento cero: cómo llego a todo esto

Verás, yo no he inventado nada de lo que te voy a contar aquí.

En realidad, mi único mérito es haberlo combinado de forma adecuada a mis propias necesidades, y es muy posible que gente mucho más importante que yo ya haya hecho cosas parecidas.

¿Por qué sirve esto para mí?

Porque soy una autónoma que trabaja desde casa y tiene que ordenar los miles de ideas que le rondan la cabeza y que tienen que ver, como poco, con:

  • su propia vida de autónoma (la burocracia es un asco)
  • su proyecto digital (esto lleva muchas horas, no te voy a mentir)
  • los de sus clientes (captación incluida)
  • la vida personal y familiar
  • el deporte
  • su aprendizaje de italiano
  • su mejora continua como profesional del marketing digital
  • su estudio de la psicología y la conducta humanas
  • el aprendizaje de todas las otras cosas que me interesan y que no son las que ya he mencionado… pero no son pocas

Como te puedes imaginar, puede haber un cierto caos. O lo había.

Porque ya no, y he preparado este post porque he conseguido un sistema que funciona.

Y para ello he leído, entre otras cosas, sobre metodologías de desarrollo de proyectos que utilizan las start-up, un mundo fantástico y lleno de vendehúmos y palabrería.

Pero me gusta el riesgo, qué quieres que te diga.

Y entre todo el ruido… ha habido cosas muy buenas que he podido poner en práctica y han salido más que bien.

Si estás familiarizado con estas metodologías, reconocerás ideas de unas y de otras.

Y si no, no te preocupes, porque esto será tan sencillo y accesible como siempre.

 

Antes de empezar un proyecto…

Todos tomamos decisiones importantes, y cada una suele conllevar una renuncia a otras opciones.

Cuando se trata de organizar tu vida o de decidir a dónde quieres que vaya, la primera renuncia obvia es el tiempo.

Quizá puedas estudiar otra carrera si la primera en que te matriculas no te gusta. Te cambias el segundo año, y ya está.

Pero ahí hay una renuncia: un año invertido en otras cosas. En mi caso fueron dos, la verdad.

Entonces, decidir si meterte en un proyecto, o aceptar un cliente, si despedirte del trabajo o mudarte a otra ciudad, conlleva una renuncia.

Entendiendo esto, que hay siempre un coste de oportunidad, puedes hacerte luego el resto de preguntas.

 

¿Es el proyecto ideal para mí?

Entonces, ¿cómo elijo yo si quiero formar parte de un proyecto, o no?

Bueno, lo primero es tener la idea. Cuando trabajas con clientes, pueden ser ellos quienes te la den.

O también puedes tener ganas de estudiar francés.

¿Cómo sé si quiero o no quiero formar parte de ese proyecto?

Primero me pregunto si tengo apetito por él.

En la vida de un freelance hay mucho de aceptar proyectos que no serían tu primera opción en otro contexto, porque todos tenemos que comer y es una mala costumbre.

Pero cuando puedes elegir, y esa es una libertad enorme, hay otras cosas que valorar.

Yo me pregunto si tengo apetito. ¿Qué es tener apetito?

Morirse de ganas. De ilusión. Que algo te haga clic por dentro: síiiiiii, aquí se pueden hacer cosas muuuuuy buenas y no me lo quiero perder. De hecho, lo haría gratis.

Bueno, tampoco te pases, no hace falta.

A veces los proyectos me dan apetito y se desinflan por el camino. No pasa nada, cuando elegí si embarcarme en ese o en otro, elegí con hambre.

Eso, en mi conciencia, me basta. Y si pierden tanto aire que no hay por dónde tirar, los dejo sin ningún problema.

¿Pero qué pasa con tus proyectos que solo te dan gula? ¿Y si tienes que aceptar sí o sí?

Bueno, los que sólo te dan gula podrás aceptarlos dependiendo de cómo te hagan renunciar a otras cosas.

Y si tienes que aceptarlos sí o sí, porque querida persona que me lees, como te digo, hay que comer, entonces está bien.

No te flageles, acepta que es un coste temporal y prepara una estrategia para que crezcas tanto como profesional que puedas llegar a permitirte no aceptar esos proyectos.

Ahora bien, ¿qué pasa si tengo mucho apetito… pero no puedo?

 

¿Es el momento ideal?

Puede serlo, o no serlo. Puedes morirte de ganas, pero no dar abasto.

Puede ser que tengas que pasar por una época en que debes reducir tu exigencia en algunas facetas si no quieres que el estrés te ahogue (como yo ahora).

Guárdalo en el cajón de los proyectos. En las ideas de futuros planes o futuras realidades.

Hay quien no los guarda, porque teme encontrarse con un cajón de “por si acaso” demasiado grande.

En mi caso el cajón es digital y no me asusta, porque tiene un número de ideas manejable.

Cuando tenga una idea nueva sin que sea el momento, abriré ese cajón y la guardaré ahí.

Cuando sea el momento, confío en que volverá a ocurrir. Creo que las buenas ideas siempre vuelven, si es que se llegan a ir.

Esto, por cierto, está en el libro web de Basecamp, que se llama ShapeUp.

Ellos también creen que las buenas ideas volverán, pero no tienen cajón: todo proyecto que no se acepta, se destruye.

Si no la conoces, Basecamp es una aplicación web de gestión de equipos que se utiliza mucho para proyectos entre varias personas, trabajen o no en remoto. Te dejo los enlaces al final, ya sabes, ahora no quiero distraerte.

 

¿De qué va el tema exactamente?

Antes de ponerte a trabajar, hay un paso importantísimo que no puede faltar.

Es lo que ha marcado la diferencia, en mi caso, entre meterme en historias que se eternizan y no dan ningún resultado, y tener resultados de verdad.

Ese paso es acotar bien el proyecto, antes de empezar.

Esta idea también la he leído en ShapeUp y en muchos otros escritos sobre desarrollo de proyectos.

Cuando te embarcas en uno, lo más normal es que coja vida propia y acabe convertido en otra cosa.

Quizá si volvemos al ejemplo de estudiar francés no sea tan evidente, ¿pero qué tal si piensas que vas a ser un profesional de una disciplina creciente y cambiante a velocidad de vértigo?

Eso es el marketing digital, y es mi caso.

Puede pasar que tan pronto estudies SEO, como email marketing, como psicología de la persuasión o copywriting.

(Si no has entendido ni una palabra, no te preocupes, no hace falta)

Para que te hagas una idea, es como si un médico quisiera aprender todas las especialidades.

No podría ser un experto en ninguna, y sin orden difícilmente avanzaría en su aprendizaje de forma coherente.

Pues con otros proyectos pasa igual, por eso hay que acotarlos.

Y cómo se acotan… de dos maneras.

La primera, en el tiempo.

No considero ninguno de mis proyectos como algo que supere el corto plazo.

Pero entonces, ¿qué pasa con los proyectos más largos, como aprender un idioma?

Que los divido en cachitos y los encajo en esos intervalos.

Puedo llamarlo aprender un idioma, o puedo llamarlo “hacerme entender una conversación básica en este contexto, y este, y este otro”. Hay un salto importante.

Recupero: cómo acotar, en el tiempo primero… y luego en el “espacio”.

La idea mama de ShapeUp, que literalmente significa dar forma, y se basa en la imagen de una masa deforme.

Así son los proyectos antes de meterles mano: una masa deforme donde una tarea puede convertirse en un bucle inabarcable y consumirte semanas para nada.

Acotarlo en el espacio es darle forma. De dos maneras: primero, decido qué no va a ser.

¿El tema del francés? Bueno, seguro que hay una cosa que no va a ser: no va a ser escribir ensayos sobre Montaigne a la primera de cambio.

¿Aprender de marketing? No va a ser conseguir conocimiento para hacer la mejor auditoria de SEO OnPage que te encuentres.

Será, quizá, aprender suficiente de redacción persuasiva para tener una página de “sobre mí” decente. Eso puede ser trabajo para ese intervalo.

El caso es que decido primero qué no va a ser. Ya tendrá tiempo el proyecto de coger vida y decidir por sí mismo qué sí va a ser.

Pero una cosa muy clara: qué no. Las líneas rojas, que son un salvavidas.

Y luego defino dos cosas más: en qué consiste la solución o proyecto, en una frase, para poder interiorizarlo mejor… y cuáles son los riesgos.

El tema de los riesgos es fundamental. Si no preveo dónde se me puede ir la mano con el tiempo, el dinero y demás recursos, es posible que se me vaya no de una, sino de ambas manos.

Y a ser posible, para cada riesgo, una salvaguarda, y para cada problema, una pre-solución. Con todo esto listo, nos ponemos en marcha.

 

Recapitulando: antes de empezar:

  • ¿Tengo apetito?
  • ¿Es el momento?
  • Darle forma: qué no, definición, riesgos y salvaguardas

 

Cómo no perder la cabeza mientras trabajas

Ahora que ya tengo más o menos claro lo que me va a llevar y lo que me va a implicar, es hora de bajar al barro.

Te he dicho que acoto en el tiempo cuánto voy a dedicar a un proyecto, y cómo.

Ahora te voy a hablar más de esa parte, el trabajar.

 

El horizonte temporal: 6 semanas + 1

Mis horizontes temporales son de 6 semanas.

Algunas metodologías usan “ciclos” de 8, o de 4, o de las que sean. A mí me vienen mejor 6.

Seis semanas es el tiempo idóneo para mi gestión de proyectos. Ni está tan cerca como cuatro que atosiga, ni tan lejos como ocho, que le quita demasiada presión.

Los proyectos deben estar partidos de tal manera que quepan en 6 semanas. Idealmente, deberían caber en 4, y así tengo menos probabilidad de pasarme con la fecha.

Los imprevistos llegarán, por definición, y es mejor conservar un margen de maniobra.

Seis semanas. Como mucho, muchísimo, de vez en cuando me permito ampliarlo a unos días más. Pero es en casos de fuerza mayor.

¿Y qué pasa después de esas 6 semanas? Que descanso.

Me dedico a otras cosas. Paseo más, hago algo. Descanso.

Así, durante una semana entera. Y luego dedico otra a elegir proyectos.

Ocho semanas, dos meses.

Cada dos meses, un proyecto, un descanso, y una semana para dar forma.

Ahora bien, hasta ahora te he dicho que los ciclos dependen de los proyectos, y no es exactamente así.

Dependen de mí.

Designo, dentro de cada uno de mis proyectos, una parte chiquitita que hacer en cada ciclo de seis semanas. Y voy avanzando en todos mis proyectos como puedo, a la vez.

Lo ideal sería hacer intensivos de formación de seis semanas y luego intensivos de clientes y luego… pero quiero facturar todos los meses, ¿sabes?

Así que lo hago todo a la vez.

Guardo la formación para los días que estoy más cansada, pero si en seis semanas tengo que haber sacado ese curso online, lo saco.

La lectura es para el final del día, en mi caso, donde no me apetece hacer nada más. Pero si digo que en seis semanas caen tres libros, caen.

Y así con todo.

Seis semanas. Una de descanso, una de pensar, seis de trabajar.

Me va bien, y respiro. Ese era el objetivo.

 

Remove obstacles

Te decía que los imprevistos siempre van a aparecer.

Y el título de este apartado no está en inglés porque sea una esnob (que un poco sí), sino porque nace de algo que ya he comentado en otros sitios: Essentialism.

En esa obra, Greg McKeown explica cómo aplicar la gestión de riesgos, tan de moda en las empresas, a los proyectos vitales de cada uno.

Los imprevistos son problemas que uno no puede adivinar, obviamente.

Pero hay una estrategia que permite contar con algo más de capacidad de reacción: esperar lo inesperado o, en otras palabras, ponerse siempre en lo peor.

(Mira, como hacían los estoicos… Todo cobra sentido)

Para prevenir los imprevistos, pensar siempre lo peor.

Conocer los obstáculos posibles. Y para cada obstáculo, ya sabes: una cosa que te proteja y otra que palie el dolor, si ocurre.

A mí me gusta pensar qué implicaciones sociales, financieras, personales, intelectuales, físicas y emocionales puede tener cada obstáculo.

¿Un proyecto que te exige demasiadas horas de entrega dedicada sin distracción?

Los riesgos son poco tiempo para estar con mi pareja y familia, coste de oportunidad en no trabajar en proyectos más rentables, sedentarismo mortal… ese tipo de cosas.

La forma más eficiente de protegerse ante imprevistos y obstáculos es desmontarlos antes de que aparezcan.

¿Y por qué te repito esto en el apartado de “antes de empezar” y en el de “trabajando”?

Porque antes de empezar, por mucho que imagines, no vas a poder imaginarlo todo.

Así que revisitar los obstáculos posibles conforme avanzan esas seis semanas es útil también para ver venir los problemas desde lejos.

No somos adivinos, pero no seamos ciegos.

 

El borrador sucio

Ya sabemos cuánto tiempo nos lleva el proyecto y qué problemas vamos a enfrentar. Pero, ¿cómo trabajar?

Bueno, además de las cuestiones de pura productividad que ya te conté en otros artículos, hay un sistema que me ha permitido batir mi perfeccionismo obsesivo.

Y es una versión del método de escritura de Jeff Goins, que se basa en tener cinco borradores antes de encontrar la versión final de un texto, y que se puede extrapolar a otras tareas.

Vamos a ver, esto no deja de ser una versión refinada del “mejor hecho que perfecto.”

La obsesión de los perfeccionistas con el trabajo nos lleva a procrastinar.

Posponemos las cosas porque necesitamos relajar nuestra autoexigencia, y no encontramos mejor forma de hacerlo que llegando tanto a la fecha límite que la perfección deja de ser una posibilidad.

Así que lo hacemos al máximo, estresados, con tal de no enfrentarnos a la posibilidad de que nuestro mejor trabajo con tiempo, no sea perfecto.

Pues el método de los cinco borradores ayuda a evitar eso.

Con cada uno de tus textos:

  1. Haz un borrador rápido y sin sentido de cómo va a ser el tema. Una visión desde arriba de todo lo que te sugiere
  2. Haz un borrador con la estructura. Descúbrela en tu borrador rápido y dale una vuelta
  3. Haz un borrador de brocha gorda. Esto ya debería ser una especie de manuscrito, más o menos
  4. Somete el borrador a cirugía. Recorta donde debes, parte, une, lo que sea para que el texto tenga cohesión y se convierta en algo ya decente
  5. Revísalo y conviértelo en un último borrador

La ventaja de volver con frecuencia sobre cosas que están completas aunque no muy desarrolladas es que puedes ver dónde te falta trabajo con más facilidad.

Y de paso, no te estresas

Recuerda, cuando trabajes: mejor hecho que perfecto.

Porque perfecto nunca estará.

Y es mejor un producto mínimo viable que andar discutiendo dos semanas si el color de tu web tiene que ser magenta o vale con el naranja fuerte.

De hecho, mi web es un producto mínimo viable. Tres tardes de ordenador para tenerla lista (la membresía fue otro cantar).

Cuando dé dinero por sí misma ya me pensaré lo de darle una vuelta.

 

Cómo elegir qué tareas van primero

Puede ocurrir que lo que tienes que hacer en tu proyecto no tiene un desarrollo lineal, como un texto escrito o el aprendizaje de un idioma, que también va acumulándose en sentido ascendente (vas asentando conocimientos y aprendiendo sobre ellos).

Puede ser que tu proyecto tenga mil tareas inconexas que tengas que sacar adelante y no tengas muy claro cómo.

En ese caso, siempre que me pregunto por dónde empezar valoro las siguientes opciones:

  • Lo pequeño. Me lo puedo quitar del medio rápido, pero solo para hacer más corta la lista, que se ampliará mucho más en cuanto acabe una tarea grande
  • Lo novedoso. Cosas que me llaman la atención pero en realidad es solo por el gusto de hacerlas, evitando otras que deberían ser prioritarias
  • Lo que te estorba. También es tentador, especialmente para los que procrastinamos de forma productiva y preferimos limpiar la casa de arriba abajo antes que ponernos a trabajar
  • Lo esencial. Amigo, esto es por lo que hay que empezar. Por lo esencial, para la supervivencia del proyecto, para su continuidad. Son las tareas que debes realizar que van a generar un gran impacto en la construcción total del proyecto.

 

Las tareas que en esa forma que ubicaste al principio, antes de empezar, ya sabías que estarían. No pierdas estas tareas de vista porque son las que más lejos te van a llevar.

 

Para poder afinar bien qué tarea es esencial, cada día me pregunto qué voy a hacer, cómo lo voy a hacer, qué obstáculos puedo encontrar y cuál va a ser mi margen de maniobra.

Me ayuda porque fallo mucho en esto último y tiendo a sobreestimar lo que puedo hacer en un día.

Intento introducir un margen de maniobra prudente para no asignar demasiadas tareas a un día, y darme así algo de oxígeno. Es una tarea pendiente, pero lo voy consiguiendo.

 

Evaluar el desempeño: cómo saber cómo vas antes de llegar al final

En la gestión de proyectos, hay una parte importante que muchas veces no se tiene en cuenta si solo se piensa en la meta final.

Evaluar y obtener información de cómo vamos haciendo las cosas mientras las estamos haciendo es básico para mejorar los procesos en el futuro.

Y yo, que soy una friki de los datos, pues soy mucho de estrujarlos para que me den información útil.

Durante las seis semanas, me evalúo tres veces. Dos de forma regular y programada, una cuando se tercia, más o menos.

Las dos programadas, son diarias y semanales Una vez al día, al final, me pregunto qué he hecho yo, qué resultados he producido, qué me ha generado insatisfacción y qué tareas esenciales llevaré a acabo el siguiente día.

La pregunta sobre lo que he producido tiene toda la intención: no quiero que pase un día sin que haga una cosa que no tenga impacto en alguno de mis proyectos, por pequeño que sea.

Así que los días de burocracia y papeleos suelen ser días de formación. Así al menos sé que sí avanzo en un proyecto de todos los que tengo, pase lo que pase.

La evaluación semanal suele enfocarse más en los riesgos generales y en la dirección que va cogiendo el proyecto.

De momento me sirve para ganar perspectiva sobre lo que ocurre esas semanas y estimar cuándo podrá bajar mi rendimiento.

La última revisión, que no es programada, suele producirse en la semana 4 más o menos. Es cuando necesito pararme a respirar un par de días y volver a aterrizar todo para ver dónde estoy.

También me sirve para no perder la dirección y para coger algo de oxígeno en mitad de la vorágine.

Viene bien, pruébalo.

 

Para que te reubiques: Cómo trabajar.

  • Horizonte temporal de 6 semanas
  • Borra los obstáculos antes de que aparezcan
  • Los 5 borradores: mejor hecho que perfecto
  • Qué va primero: lo esencial
  • Cómo evaluar

 

Cómo terminar con éxito un proyecto

Ahora que se han ido pasando las semanas y has ido resolviendo más o menos todo, y te has ido evaluando, queda saber cómo dar por finalizado un proyecto.

Bien. Aquí hay una parte evidente: un proyecto se acaba cuando está hecho.

Cuando se consigue el resultado deseado al principio.

Problema: no estás poniendo lo que ocurre dentro de las cosas que puedes controlar.

Lo decían los estoicos: tú no controlas un resultado. ¿Qué sí que puedes controlar?

Bueno, yo intento considerar que un proyecto está cuando acaban las seis semanas de dedicación, o como mucho, las siete.

A partir de ahí puede ocurrir que haya alcanzado el resultado que quería, o que no.

Si es que no, entonces evalúo por qué: si estimé mal el tiempo, dividí mal las tareas o no percibí bien el tamaño y resulta que me daba para dos ciclos, en vez de uno.

Si las tareas que quedan por resolver son mínimas, es ahí cuando amplío una semana más, de forma excepcional.

Pero una cosa está clara: durante las 6 semanas de dedicación, si no puedo aceptar más proyectos, no los acepto.

No contraigo deudas con el futuro si puedo evitarlo.

No me gusta comprometerme a algo que no puedo cumplir.

Por eso abrí mi agenda para aceptar nuevos clientes hace unas semanas, para trabajar a partir de la mitad de marzo.

Y cuando termino, me gusta echar un ojo a todo lo que he ido viendo venir, para ver si puedo encontrar reglas que me permitan protegerme de forma más eficiente en el futuro.

Me pasa mucho con madrugar. Si paso tres o cuatro días alterando mi hora de buenos días, paso semanas hasta que la pongo en orden.

Pues eso es todo lo que intento investigar.

A mí misma, mi mente y mi cuerpo, pero también cómo gestiono mis clientes, qué tipo de personas atraigo para que quieran trabajar conmigo.

Y así voy encontrando poco a poco qué es lo que quiero hacer, y cómo.

Y sobre todo, voy mejorando.

 

 

Espero que esta biblia te haya servido de algo. Como poco, espero que haya satisfecho en parte tu curiosidad sobre cómo trabaja alguien tan peculiar como yo.

 

Te dejo los enlaces prometidos, y un resumen.

  • Mi sistema de productividad personal, parte I (libre acceso) y parte II (exclusivo suscriptores)
  • El libro de Basecamp, ShapeUp, en inglés, sobre desarrollo de producto
  • El artículo sobre los cinco borradores para escribir un libro de Jeff Goins, en inglés aquí.
  • El libro Proyecto Safari, de Mario Neumann sobre gestión de proyectos y equipos, que fue una auténtica maravilla leer y me introdujo hace dos años en este mundillo mi amigo Roger.
  • Essentialism, de Greg McKeown, que te he mencionado ya mil veces por aquí.

Si vas a comprar los libros, llama por teléfono a tu librero y encárgaselos. Cuando tenga cuenta de Amazon Afiliados ya te avisaré para que los centimillos me lleguen a mí, pero mientras, ayuda a tu librero <3

 

 

Resumen: cómo funciona mi gestión de proyectos

Cómo saber si decir sí o no a un proyecto

  • ¿Tengo apetito?
  • ¿Es el momento?
  • Darle forma: qué no, definición, riesgos y salvaguardas

 

Cómo llevar a cabo la gestión del proyecto

  • Horizonte temporal de 6 semanas
  • Borra los obstáculos antes de que aparezcan
  • Los 5 borradores: mejor hecho que perfecto
  • Qué va primero: lo esencial
  • Cómo evaluar

 

Cómo terminar un proyecto

  • Lecciones extrapolables al futuro y otras ideas

 

Nos leemos 😉

Deja un comentario