Qué tema tan jugoso, ¿verdad?
Desde la adolescencia, recuerdo un comentario recurrente entre mis conocidos sobresaliendo por encima de cualquier otro.
¿Cómo consigues hacer tantas cosas?
A mí no me parecían tantas cosas. Ni tiene tanto misterio:
Tengo un buen sistema de trabajo, he refinado muy mucho mis estrategias de productividad personal… y pago un alto coste en materia de autoexigencia.
No hay más… ni menos.
De este tema podría escribir un libro.
No solo porque sea amplio y mi propio sistema tenga muchos detalles calculados a base de meter la pata, sino porque se entremezclan en él infinidad de disciplinas complementarias, pero distintas, que me parecen muy interesantes en mi búsqueda de “ser mejor”.
Gestión de proyectos, toma de decisiones, digitalización, evaluación de resultados, distribución del tiempo.
A decir verdad, son cosas fantásticas que leer un lunes. Empezamos:
Principios de mi sistema de productividad personal
Para poder hacer todo lo que hago y en coherencia con otras ideas que he comentado antes en esta página, tengo una serie de reglas que no quiebro apenas nunca.
Reglas que se refieren especialmente al manejo de mi tiempo.
La primera: no permito que nadie imponga su agenda.
Mi tiempo es mío.
El tuyo es tuyo, y tal.
Así que nadie, salvo caso muy excepcional, me impone su agenda.
Las reuniones, los cafés, las cenas y las comidas, si se ofrecen hoy serán como pronto para dentro de un par de días.
Mira, tengo la suerte de que no soy cirujana especializada en trasplantes de riñón.
Lo más probable es que si un cliente o un proveedor quiere tener una reunión, el hecho de que se produzca pasado mañana en lugar de esta misma tarde no tendrá ningún efecto negativo para el resultado que buscamos.
Además, creo que se suele ofrecer un mejor resultado cuando se deja las cosas descansar y se trabaja sobre ellas con calma.
Me gusta disponer de tiempo para poder preparar mis reuniones debidamente y evitar que se conviertan en una continua conferencia entre las partes, o en un bucle sin fin.
Así que he cultivado toda una serie de estrategias para decir no de forma educada, y no acepto reuniones de un día para otro.
¿Por qué? Porque me planifico a varios días vista. Y mi perfeccionismo obsesivo me impide darle la vuelta a toda mi rutina de los próximos días solo porque alguien tiene una sensación de urgencia que, con toda probabilidad, no sea tal.
Además, aplico esta regla cuando pido citas a otros. Me parece una norma básica de cortesía y respeto al tiempo y organización de los demás.
Si quieres que alguien te dedique su atención y su tiempo de verdad, es buena idea aproximarse a ella de forma amable y comprensiva en lugar de transformarte en un elefante atravesando una cacharrería.
Creo.
Regla número dos: No me comprometo a nada que no pueda cumplir.
Siempre he preferido relacionarme con franqueza.
Y eso implica reconocer mis limitaciones y mis puntos fuertes, además de los del proyecto en que esté trabajando y de la persona que tengo enfrente.
Por lo tanto, la franqueza y la lealtad profesional me llevan a poner de relevancia cualquier cosa relevante para un proyecto antes de empezar.
¿Tú quieres conseguir X y yo solo puedo darte Y?
Pues no me verás garantizarte que obtendrás X. Es más, es probable que lo único que te diga sea que puedes conseguir Y-10.
Lo cual me lleva a la regla número tres:
Me gusta trabajar con márgenes de maniobra.
Tanto en la gestión de tiempo como en la definición de objetivos.
En el tiempo lo llevo bastante peor, no te lo voy a negar. Pero para que te hagas una idea:
Si tardo dos horas en entrenar, el tiempo que calculo que tardaré será como mínimo dos horas y cuarto, más transporte.
Esto hace que tenga mayor capacidad de resolución ante imprevistos, aunque nadie es infalible, claro.
Regla número cuatro:
Intento mantener en su grado justo la perspectiva temporal.
No cumplir los objetivos diarios no es un problema.
No cumplir con todo lo que pensé que podría hacer en una semana no es un problema.
No cumplir con lo que me gustaría hacer en un trimestre… eso sí lo es
Así que intento evitar que el árbol me tape el bosque… y miro el bosque de verdad.
¿Por qué?
Porque sé que mi 100% de un día no es igual a mi 100% de otro día. Y eso está bien, y así debe ser.
La regla número cinco es la más sencilla y la que más he visto olvidar a mi alrededor.
El sueño de calidad es sagrado.
Duermo mínimo 7 horas y media al día. Tres días durmiendo menos de 6 es una migraña asegurada, así que el coste es inasumible. Si tienes migrañas, sabrás por qué.
Gestión del tiempo y planificación
Si has leído algún otro artículo de esta página ya sabrás que la idea de que cada día es una nueva oportunidad, además de ser muy Mr Wonderful, también es muy estoica y me gusta mucho.
Así que cuando gestiono mi tiempo intento mirar más hacia delante que hacia atrás.
Y además de dejar un margen de maniobra en cada tarea, intento utilizar dos técnicas más:
- Time-blocking, o bloqueo del tiempo
- Batch-working, o agrupación del trabajo por procesos similares
Me explico:
Time blocking, o bloqueo del tiempo
Cada domingo (habitualmente) planifico la semana siguiente en la app de mi calendario.
Lo primero que hago es ubicar el tiempo de las actividades recurrentes y citas puntuales, como las clases de italiano (siempre los mismos días a las mismas horas), los entrenamientos (que admiten cierta variabilidad) o las visitas al médico.
Después asigno tiempo para comidas, descanso y ocio (ir al cine los viernes, por ejemplo, o reservar una mañana de sábado para ir a patear a la montaña).
Así puedo ubicar más o menos qué tiempo me “queda disponible” para hacer lo que tengo que hacer.
Y cuando lo tengo, reparto el tiempo con sus márgenes de maniobra a las siguientes categorías de proyectos, cada una identificada con un color diferente:
- Formación. Incluyo el repaso de las lecciones de italiano y el estudio de los infinitos cursos que voy haciendo.
- Esta web.
- Relaciones personales. Cafés, cenas, compromisos varios elegidos de la forma más honesta posible.
- Household, o cuidado del hogar. Desde mantener mi espacio de trabajo debidamente ordenado y limpio a cocinar para varios días. La vida adulta es lo que tiene.
La escala de colores me permite identificar fácilmente qué tengo que hacer en cada momento, y además echando un vistazo a toda la semana puedo saber cuánto espacio-tiempo le estoy dando a cada proyecto.
Si una semana no trabajo demasiado la formación, intento dedicarle un poco más la semana siguiente.
Y así además sé que las horas que he destinado, con su consecuente margen de maniobra, estarán dedicadas a lo que debo dedicar.
¿Por qué?
Porque hace tiempo que la lista de tareas es más larga de lo que abarca un día, y que por cada tarea que hago aparecen seis más.
Así que condicionar mi sensación de satisfacción personal por haber cumplido a la finalización de un proyecto es poco útil: los proyectos duran varias semanas (o meses) y si uno quiere mantener la cordura, conviene celebrar victorias mucho más pequeñas.
Batch-working o agrupación del trabajo por procesos similares
La primera vez que conocí la agrupación de procesos similares fue a través del libro Deep Work, de Cal Newport.
Esta joya del 2016 de dicho autor superventas se basa en la idea de que más vale hacer las cosas con dedicación, que distraídos.
Una obviedad para mi abuela que nos cuesta horrores en pleno 2020.
No solo porque somos terribles a la hora de mantener a raya las distracciones en nuestro tiempo de ocio, sino porque también nos pasa cuando trabajamos.
Pasa cuando no puedes aislarte en las oficinas abiertas.
Cuando las conversaciones son frecuentes y las cuestiones entre dos trabajadores acaban extendiéndose a toda la planta, porque es imposible no oír (y no comentar).
Pasa cuando miramos el smartphone para contestar ese WhatsApp en ese grupo y cuando nos damos cuenta Instagram nos dice que “no hay nada nuevo que mostrar”.
Y si no tienes jefe ni compañeros mirándote con ojo crítico, no te quiero ni contar.
Así que Cal Newport, un tipo sin perfiles en redes sociales, entiende que el Deep Work o “trabajo profundo” permite desterrar las distracciones y extraer un gran valor de esas horas absolutamente dedicadas a un proyecto.
¿Sabías que Thomas Mann trabajaba solo en un estudio cuya dirección y teléfono conocía únicamente su mujer?
Si sonaba, era que merecía de verdad la pena interrumpir el trabajo. Pasaba algo grave.
Casi como dejar el móvil en silencio por la noche y permitir que suene solo si llaman ciertos contactos VIP.
El batch-working se basa en la idea de que dedicar tiempo en exclusiva a procesos similares lleva a ahorrar tiempo, por dos razones:
- Reduce la fricción al empezar a trabajar en ese proceso. Si te cuesta empezar, mejor empezar 1 vez para 7 proyectos que 7 veces.
- Permite ver grandes cantidades de trabajo “hechas” que de otra manera solamente serían un grano de arena en el desierto.
La agrupación del trabajo en procesos similares, una clara consecuencia de la división y especialización del trabajo, se ha popularizado en los últimos años en el mundo de Youtube.
No por la moda del batch-cooking o cocina en bloque (lo que viene siendo el cocinar para varios días y, si eso, congelar). No.
Sino porque precisamente la creación de contenido en Youtube ha dejado de ser un misterio para la mayoría de la población digitalizada.
Y dicho sistema de creación de contenido digital en formato vídeo… se presta bien a hacer varios vídeos a la vez, por bloques.
Mira, con un ejemplo:
Un vídeo bien estudiado suele pasar por las fases siguientes:
- Estudio de los temas que interesan a la audiencia
- Estudio de los términos clave, vídeos de la competencia y demás cuestiones marketeriles del vídeo en cuestión
- Redacción del guion (me duele mucho no poner una tilde aquí)
- Elección del día de grabación (aprovechamiento de la luz natural)
- Preparación del vídeo (acopio del material de atrezzo e ilustración necesarios, por ejemplo)
- Preparación del sistema de grabación: focos, escenario, maquillaje…
- Grabación
- Edición y post-producción
- Programación de la subida y/o publicación del vídeo
- Promoción del vídeo: redes sociales propias, boca a boca, grupos relevantes del sector…
Todo, para tener un vídeo más o menos profesional en Youtube. Y seguro que me faltan pasos.
Pues imagínate que fueras youtuber y tuvieras que montar todo eso cada vez que tienes que hacer un vídeo.
Especialmente, con el tiempo que se tarda en tenerlo todo listo para darle al botón de grabar.
Si lo haces por bloques, evitas tener que ponerte en “estado de ánimo: editar” cada vez que has terminado de filmar.
Además, sabes con antelación qué tarea concreta tienes que realizar. Ayuda a dedicar los días más creativos a los trabajos que exigen más creatividad y te permite avanzar en tareas monótonas los días que te viene mejor.
Así que sí, me gusta agrupar las mismas temáticas de procesos el mismo día.
Escribir varios artículos juntos un día. Revisar, corregir y editar unos cuantos, otro día.
Programar redes sociales, otro.
Y también saber más o menos cuánto tiempo le voy a dedicar cada día a qué cosa.
Si reparto el tiempo como me gustaría entre mis distintos proyectos.
Si dejo alguno atrás durante un tiempo.
Si a las nueve de la noche estoy aún pegada a la pantalla y en realidad debería estar descansando (como ahora).
El autocuidado es importante.
Si te quemas, no produces.
Cosas que me gustaría implementar próximamente:
Antes de terminar, te cuento qué me gustaría implementar en el futuro relacionado con lo que ya te he contado.
Sobre todo, quiero hacer una prueba y variar el batch-working con días temáticos.
De hecho quiero hacer dos pruebas: por tipo de proyecto y por tipo de procesos.
Por tipo de proyecto vendría a ser, por ejemplo, todos los lunes en exclusiva para esta web.
Todos los martes y miércoles para clientes, con un poquito de margen de maniobra para ajustes el viernes por la mañana, si fuera necesario.
Y así sucesivamente.
Pero cuando lo haga por tipo de procesos, el tema será distinto.
Por ejemplo, los lunes para escribir y generar contenido para clientes.
Los martes, programación de redes sociales y campañas.
Los miércoles, edición y formación. Y así.
La mayor ventaja que veo a ambas pruebas: El condicionamiento. Aceptar y poner mi cerebro en modo “hoy lunes, día que toca tal y cual”.
El riesgo: quizá empiece a odiar más unos días que otros. Si siempre procrastino más con unas tareas que con otras, al final puede ser que ciertos días
Habría que equilibrar muy bien las cosas muy guays y las menos motivantes.
Ya veremos.
Por cierto, hay otra cosa que quería probar. Bueno, que en realidad llevo probando unos días.
Se trata de utilizar el smartphone en blanco y negro y con luz amarilla, no azul como suele pasar.
De momento estoy notando que las redes sociales me interesan mucho menos y las cierro mucho antes.
Veremos también.
Recapitulando:
Cinco reglas para gestionar mi tiempo:
- Nadie impone su agenda.
- No me comprometo a nada que no pueda cumplir.
- Márgenes de maniobra.
- Perspectiva temporal.
- El descanso es sagrado.
Dos estrategias básicas de productividad personal: time-blocking y batch-working. Trabajar con bloques de tiempo y agrupando procesos similares.
Bueno, esta ha sido la parte I de II sobre mi sistema de productividad personal.
En la parte II te cuento cómo gestiono mi correo para vivir permanentemente con una bandeja de entrada vacía, cómo evito el 99% de las distracciones del mundo online mientras trabajo en marketing digital, y te paso algunas herramientas que utilizo, aplicadas a casos concretos.
El enlace a la parte II es haciendo clic aquí
Y tú, ¿qué sistema de productividad usas?
