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Conozco a mucha gente que dice que sí a todo. A demasiadas cosas.

Que es incapaz de decir que no y sigue diciendo que sí y entonces no cumple con los estándares que sienten que los demás esperan.

Y entonces se frustra, y ve cómo su idea de sí misma se va debilitando y sienten que no son lo suficientemente buenas.

Conozco muchas personas que dicen que sí a demasiadas cosas de manera recurrente.

Lo saben, pero no pueden cambiarlo.

Y conozco a alguna gente que dice que sí a demasiadas cosas, pero solo a veces… y sin darse cuenta.

De repente tienen una montaña detrás y no saben cómo se ha formado.

Bueno, si eres de uno u otro tipo, no importa.

Creo que lo que viene por aquí te va a servir.

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🔷 La toma de decisiones en la gestión de proyectos

Los ejemplos reales sirven para que la gente identifique mejor un mensaje.

Pero después viene la parte de análisis, y aunque cuándo decir que sí y cuándo decir que no a algo tiene que ver mucho con gestión emocional… también tiene que ver con gestión de proyectos.

Y cualquier decisión tomada desde la perspectiva de gestión de proyectos… incluye a su vez algún tipo de criterio.

Como cuando no te gusta echarle kétchup a la ensalada.

Ves que otro lo hace y no te gusta. Te lo ofrecen con una sonrisa. Da igual, qué asco.

Dices no.

Y tú no lo haces, no echas kétchup a la ensalada.

Tomas la decisión.

Pues ahí está tu criterio: no te gusta, fuera.

Con los proyectos pasa lo mismo.

Si quieres saber cuándo debes decir que sí a un proyecto y cuándo no, necesitas unos criterios para tomar la decisión.

Para saber cuáles te sirven es mejor que mires dentro de ti y un poco hacia fuera, pero de eso hablaré otro día.

De momento te voy a contar los míos.

Sin secretos, como lo hago realmente.

Y debes saber una cosa: mis criterios de decisión para decir que sí o que no a un proyecto se dividen en dos grupos.

Por un lado, los que tienen que ver con la situación del momento concreto en que se me plantea un proyecto, y los que tienen que ver con los sistemas generales de mi forma de vivir.

🔷 Conoce tu situación

Un proyecto puede ser personal o profesional, colaborativo o independiente, de infinitas temáticas… da igual.

Puedes llamar proyecto a aprender un idioma o a desarrollar campañas de publicidad en Facebook e Instagram para un cliente.

Esos son dos de mis tipos proyectos.

Estudio italiano y hago publicidad en Facebook e Instagram para clientes.

Ahora bien, ¿de qué depende en un momento concreto que yo diga que sí a un nuevo cliente?

¿Y de qué depende que me inscriba ese día en una nueva formación?

Pues de las cosas que tienen que ver conmigo y las cosas que tienen que ver con los demás.

🔹 Mi situación interna

Para evaluar mi situación interna me pregunto cuatro cosas. Literalmente.

La primera te sonará si has leído el mega-artículo general sobre gestión de proyectos, que te dejo enlazado abajo del todo.

Es sencillo: tiene que ver con el apetito.

Me pregunto: ¿tengo apetito por este proyecto?

Es decir, me pregunto si tengo ganas de verdad. En ese momento concreto.

¿Cómo sé si tengo ganas?

Pues si me hace ilusión, o pienso “espera, esto tiene buena pinta”.

Ahí es posible que tenga apetito.

Y entonces, si algo dentro de mí ve que le mola, paso al siguiente. Los recursos.

El dinero es un recurso. En formación, nunca escatimo. Pero hay otro recurso más importante que el dinero a invertir en un proyecto.

El tiempo.

¿Cuánto tiempo me puede llevar este proyecto?

Obviamente en muchos casos no estimo las horas, sería una locura con la escasa información que se dispone al principio, pero sí hago una comparación. Subjetiva y relativa, pero me orienta.

Me pregunto: del tiempo que dedico normalmente a este tipo de proyectos, ¿puedo reservar una parte a esto?

Si no tengo tiempo, el proyecto para ahora, tiene un no.

Ya lo sabes. Cada vez que dices que sí a algo estás renunciando a todo lo demás.

Pero si lo tengo, lo siguiente que evalúo son los riesgos que puede conllevar.

Uno de mis mayores riesgos, paradójicamente, es la entrega.

A veces me enfoco obsesivamente en algo y absorbe gran parte de mis recursos mentales.

Antes de decidir si digo sí o no a un proyecto, evalúo que eso esté bajo control.

Y por último, considero cuánta autonomía tendré en el proyecto. Porque la autonomía es fundamental para mí, especialmente si trabajo para otros.

Y si no la voy a tener en mi medida ideal, porque se trata de una colaboración, por ejemplo, paso a lo siguiente: el con quién.

🔹 Con quién voy a trabajar

Como no es lo mismo sacar adelante proyectos sola que relacionándote con otras personas, es conveniente también analizar tu compañía en el camino.

Lo primero es el feeling.

Ya ves, así como consejo: stick to your guts.

Si alguien no te entra por el aro, lo más sensato es decir un no como una catedral.

Para mí el feeling tiene que ver con la intuición, pero también con los hechos. Me da buen feeling quien sé que respeta los tiempos. Y las formas de comunicarse conmigo.

Stop mensajes de clientes a las 10 de la noche por whatsapp.

Si me das buen feeling, I’m in.

Es hora de evaluar expectativas. Sus expectativas. Tener controladas las expectativas de quien tienes delante (como un cliente), o al lado (como un colaborador), es muy importante.

De hecho gestionar las expectativas de otros en general es muy importante, porque determinará en gran medida el éxito del proyecto.

Y las expectativas no se establecen solo sobre los resultados, no.

Se establecen sobre los demás, sí, también sobre mí, y sobre lo que aquellos con quienes comparto proyecto esperan de mí, independientemente de los roles que tengamos cada uno.

La exigencia probablemente esté acorde con esas expectativas. Por eso es imprescindible no comprometerse nunca a algo que no está enteramente bajo tu control, y si no puedes evitarlo, dejar claro las condiciones mínimas que debe cumplir la situación para que cumplas con las expectativas.

Pero vamos, que si no te comprometes a nada que no puedas cumplir, mejor.

Luego, después de las expectativas, es sensato valorar la implicación de tus compañeros de viaje, o de proyecto.

No es lo mismo un cliente que pretende “que le hagas todo” (spoiler: no se puede) que alguien que se interesa genuinamente por compartir experiencia y conocimiento sobre el trabajo que vais a sacar de manera conjunta.

Tampoco es lo mismo el compañero que comparte apuntes en la facultad que el que solo gorronea. Me sigues, ¿no?

Y ya, por último, si el feeling me va bien, las expectativas de la otra parte parecen razonables y su implicación es honesta, entonces es momento de evaluar qué obstáculos puede suponer nuestra colaboración.

Sí, como lo lees: pienso antes en los problemas que puede darnos trabajar juntos si queremos completar algo, que en los pasos a aseguir o los aciertos necesarios.

¿Por qué? Porque lo bueno es la meta. Y lo malo es lo que te impide llegar, así que cuanto antes lo domines, mejor.

Y sí, ese es el recorrido mental que hago cuando evalúo si trabajo con alguien.

Puede parecer exhaustivo, largo, tedioso. A mí me sirve. Y lo uso para todo, hasta en las cosas más simples, hasta si doy una charla.

El orden, para que no te olvides, es este: feeling > expectativas > implicación > obstáculos.

🔷Tener perspectiva: los sistemas generales que también deciden

Pero no solo importa el momento concreto a la hora de decir que sí a un proyecto. Entran en juego también otros factores de mi situación general.

Son estos:

🔹 Los principios que rigen mi trabajo

Aunque creo que hay varios principios o valores que rigen mi trabajo, el compromiso con la calidad es uno de los más importantes.

Si no puedo comprometerme con un resultado esperado, aunque haya unas expectativas razonables por parte de quien tengo delante porque sabe cómo trabajo o incluso compartimos éxitos pasados, no me comprometo.

Si hay un riesgo probable de que no se respeten los tiempos de las cosas y se entre en la dinámica mortal de sacar el trabajo del proyecto “a salto de mata”, no me comprometo.

Si por mi parte o la otra existe un riesgo de que no se respete el tiempo, la calidad se va a ver comprometida.

Ya sabéis lo que dicen: si lo quieres bueno y bonito no va a ser barato… Pues con esto, igual.

Los únicos valores que tiene un joven profesional (y consideramos jóvenes a los que estamos por debajo de 30 y a los mayores de 40 boomers directamente, WTF) son su palabra y la calidad de su trabajo.

Insisto: los únicos valores de un joven profesional son su palabra y la calidad de su trabajo. Y de uno viejo también, pero al menos tendrá fama -merecida o no-.

🔹 La importancia de ser conservador

Es muy importante ser conservador. Y no me refiero a un sentido político, que no es tema de este artículo. Sino a ser prudente.

Un enfoque conservador en el análisis de los riesgos de fracaso de un proyecto es una garantía, y no tiene nada que ver con la ambición de sacarlos adelante, o no.

Tiene que ver con la prudencia. Por eso cuando valoro cómo decir que sí a un proyecto o no, doy tanta importancia a las estrategias lean.

Me da igual que algunas cosas no estén perfectas, lo que quiero es que funcionen. Eso incluye no hiper-burocratizar las relaciones con mis clientes, no hacer los apuntes más preciosos del mundo ni pasarme el día rellenando informes.

Las estrategias lean están centradas en lo que crea valor y que no dedican un recurso a aquello innecesario.

Spoiler: la ceremoniosidad y la burocracia son grandes enemigos de lo lean.

Por eso, aunque el 99% de las veces trabajo con contrato de prestación de servicios mediante, todos los sistemas de comunicación con mis clientes son lo menos intrusivos y lo más eficientes que puedo.

También lo menos ceremoniosos -nada que ver con la falta de educación-, y valorando siempre que los procesos sean lo más flexibles que sea posible.

Sobre todo al principio, en las etapas de definición y puesta en marcha del proyecto, la flexibilidad es clave.

Ocurre igualmente en el desarrollo de estrategias de marketing: un plan de marketing es a X años vista, pero no significa que no sea editable. Se puede mejorar, y se mejora.

🔹 ¿Hacia qué dirección me lleva?

Esta es la última cosa “general” que evalúo cuando valoro decir que sí a un proyecto.

¿Se alinea con mi dirección?

Es decir, por ejemplo, ¿me permitirá desarrollar algunas competencias que me interesan?

O quizá me permita acceder a sectores más interesantes. O a fuentes de conocimiento nuevas (como me permite ser bilingüe en inglés, bendita suerte bendito esfuerzo).

Si ves los proyectos personales y profesionales como fuentes de aprendizaje, también es más fácil descubrir si esos aprendizajes se alinean con quien quieres ser.

Y si no se alinean, pues nos acercamos más al no.

Pero si sí va en la misma dirección, llega la última pregunta.

La más ñoña, sí, pero la más importante para mí.

Una que vuelve al apetito, dando la vuelta por todo lo demás.

¿Creo honestamente que me hará sentir bien?

Como ves, ninguno de los criterios, ni en el momento concreto ni en la perspectiva general, declinan la balanza por sí mismo.

En general, los pondero todos, y conforme avanzo de lo particular a lo general la sensación de si debe ser un sí o debe ser un no va esclareciéndose.

Pero decir que sí o decir que no a algo se ha convertido para mí en una cuestión ejecutiva donde valoro todo esto.

Eso no quiere decir que uno tiene el absoluto poder de decisión todas las veces. Evidentemente hay que comer, chavales.

Pero cuanto más acordes son los proyectos que acepto a este sistema, mejor me siento en ellos, más feliz soy, y mejor es mi trabajo.

Ergo, más boca a boca y más potenciales proyectos similares en el horizonte.

Así de sencillo… o no tanto.

Gracias por leer hasta aquí. Si te lo perdiste en su momento, te dejo el artículo sobre Gestión de proyectos que también está en el blog en este enlace.

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